Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать электронный документооборот в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Никто не заставляет использовать электронный документооборот, но государство создаёт такие условия, что он становится необходимостью. Например, ЭДО нужен для работы с маркированными товарами. Многие маркетплейсы уже работают только с электронными документами.
Почему надо переходить на ЭДО
ФНС России поддерживает электронный документооборот между хозяйствующими субъектами и расширяет перечень утверждённых форматов электронных документов. Так, например, с 12 января 2022 года действуют форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказ-наряда. Вполне возможно, что в 2023 году появится обязанность эти документы делать только в электронном виде.
Кроме того, ЭДО значительно расширяет географию бизнеса. Ведь договор можно подписать с заказчиком, находящимся на другом конце страны, и начать поставки товаров. Поэтому переход на ЭДО — тема более чем актуальная.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.
Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.
ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.
Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.
Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?
При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).
Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.
Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.
Стоит ли совмещать с бумажным
В большинстве случаев совмещение бумажного и электронного документооборота – необходимость. Ведь некоторые приказы или договоры останутся на бумажных носителях до конца срока их действия. К тому же далеко не все контрагенты тоже окажутся пользователями СЭД или захотят на нее переходить.
Электронный документооборот становится все более популярным, и в будущем многие компании так или иначе на него перейдут. Чем раньше руководство увидит преимущества СЭД, тем быстрее оптимизирует работу с документами. Это напрямую повлияет на эффективность компании, так как у сотрудников появится больше времени для выполнения прямых обязанностей, а также удастся сократить некоторые расходы.
Подключите сквозную аналитику Calltouch, чтобы объективно оценить эффективность выработанной бизнес-стратегии. Сервис объединит данные о работе рекламных площадок, CRM и других маркетинговых инструментов на одном дашборде. Контролируйте воронку продаж и определяйте источники целевого трафика без рутины и лишних затрат.
Что такое система электронного документооборота?
ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.
Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:
- обмен документами внутри компании;
- передача документов между разными компаниями через интернет.
Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.
До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:
- высокий уровень защиты данных;
- возможность построить сложные схемы согласования документов;
- простота использования.
Особые моменты по электронным документам
Работа с электронными документами имеет такие особенности:
- документ, подписанный ЭЦП, имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог с подписью от руки. Этот момент указан в Федеральном законе от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ.
Использование квалифицированной подписью (КЭП) — это самый надежный способ заверения электронных документов. Применяя КЭП, пользователю не нужно оформлять никаких дополнительных документов или соглашений с контрагентами, чтобы признать эту подпись юридически значимой. Такое действие нужно делать, если используется неквалифицированная подпись (НЭП) или простая подпись (ПЭП).
- в некоторых случаях законодательство требует оформлять документы на бумаге. К примеру, согласно ТК РФ при обмене трудовым договорами с работниками нужно использовать бумажные документы. Это касается не только обычных, но и удаленных сотрудников. Электронный трудовой договор подписать можно, но затем обязательно нужно отправить на подпись и бумажный документ.
С весны 2020 г. в России осуществляется эксперимент по переходу на электронные кадровые документы. Его окончание планируется на 31 марта 2021 г. Минтруд в своем Приказе от 14.05.2020 г. № 240Н указал перечень видов документов, которые участвуют в этом эксперименте. Среди них есть и трудовой договор, а потому эксперты предполагают изменения в Трудовом кодексе по данному вопросу.
Важно! Проверьте, чтобы в локальной документации компании были прописаны особые требования при работе с бумажными документами.
- В ближайшее время планируются изменения в Федеральном законе от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ, которые вступят в силу с 1 января 2022 г. В соответствии с ними электронная подпись будет выдаваться физическому лицу, а не работнику организации. ЭЦП в данном случае будет подтверждать наличие полномочий именно физлица.
Как указывается дата подписания электронного документа?
Печатная форма электронного документа содержит штамп, в котором указывается дата его подписания. В этот момент оператор запрашивает информацию в удостоверяющем центре, действителен ли используемый сертификат ЭЦП. После проверки этих сведений в электронном документе проставляется информация о подписанте, а также дате и времени подписания документа.
Соответственно, пользователь при организации процесса передачи документов через оператора, может быть уверен в том, что они подписываются ЭЦП с действующим сертификатом. В этом случае контрагент не сможет сказать, что не подписывал документ, поскольку этот факт оператор фиксирует.
Внимание! Оператор не имеет информации о полномочиях подписанта. Эту информацию нужно запрашивать у контрагента. Доверенность лучше хранить у себя.
XML-файл счета-фактуры включает дату документа, указываемую продавцом при его формировании. Оператор эту дату не указывает. Например, если счет-фактура выставлен 20 октября, пользователь может указать, что сам документ от 10 сентября. Этот момент относится также и к первичным документам, т.е. указывается дата и самого документа, и момента совершения хозяйственной операции. Даты заполняются участниками сделки и могут не совпадать с датой подписания документа.
Важно! В реквизитах документов должны быть только даты хозяйственной операции и составления документа. При этом дата подписания документа не указывается. Данный момент предусмотрен положениями Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ.
Существуют еще такие важные моменты относительно дат:
- дата подписания электронного документа фиксируется оператором, однако она зачастую не берется в расчет. Имеет смысл ориентироваться именно на дату хозяйственной операции;
- дата отправки или получения счета-фактуры указывается в специальных технологических файлах — извещениях или подтверждениях. Они регламентированы Приказом Минфина от 10.11.2015 г. № 174н.
Что такое электронный документооборот (ЭДО)
Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена документами, который происходит с помощью специальной программы. Принцип действия очень похож на работу электронной почты, только в случае с ЭДО передача информации ведется по специальным каналам, оснащенным самой высокой защитой. Это гарантирует полную конфиденциальность и сохранность данных.
Как происходит процесс электронного документооборота:
-
Компания заключает договор с оператором ЭДО, регистрируются в сервисе.
-
В личном кабинете создают (загружают готовый) документ.
-
Созданный документ подписывается электронной подписью (ЭЦП). ЭЦП — не предмет, который можно взять в руки. Это реквизит документа, который подтвердит оригинальность данных и личность человека, который это заверил. Получают такую подпись в МФЦ или специализированных центрах, имеющих нужную аккредитацию.
-
Из списка контрагентов выбирают нужного. Созданный документ отправляют ему.
-
Адресат получает письмо.
Автоматизация делопроизводства заметно облегчает жизнь не только крупным компаниям, но и небольшим торговым точкам, избавляя их от огромного количества бумаг. ЭДО сегодня в тренде и по ряду других неоспоримых преимуществ:
-
Увеличение скорости обмена документами с контрагентами и скорости работы с документами внутри компании в разы (до 75%).
В современных реалиях много сотрудников работают удаленно, часто контрагенты находятся в других городах и даже странах. Поэтому обмен бумажными документами через почту или службы доставки иногда занимает дни, а электронными – всего несколько секунд. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов.
-
Сокращение денежных расходов на печать, услуги курьеров, почтовую пересылку и помещения для хранения бумажных документов. На пересылку пакета документов компания тратит в среднем 40–50 рублей, с ЭДО отправка в 5–7 раз дешевле.
По закону срок хранения документов – не менее пяти лет. Поэтому архив, как правило, занимает большую площадь. Электронные документы хранятся на серверах и всегда доступны.
-
Увеличение скорости оплаты от контрагентов. У вас не будет кассового разрыва.
-
Структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Есть поиск по разным параметрам: контрагентам, названию, типу, дате и т. д., поэтому найти нужный документ можно в 5-10 раз быстрее.
-
Уменьшение влияния человеческого фактора. Отсутствуют ошибки за счет автоматического формирования документов.
-
Прозрачность. Круглосуточное отслеживание движения документов, всегда видна их стадия. Все действия контрагентов фиксируются. ЭДО внутри организации позволяет добавлять этапы обработки, ограничить область видимости для конфиденциальности, назначить ответственного за каждый этап.
-
Руководитель может в любой момент из любой точки мира осуществлять любые операции с ЭД, а также согласовывать и подписывать документы.
-
ЭЦП безопаснее рукописной. Подделать ее невозможно.
-
У сотрудников организации появляется единый подход к формированию и обработке документов (регистрация, согласование и т.д.), повышение исполнительской дисциплины. Их работоспособность вырастает на 25-50%.
Оценка эффективности внедрения системы ЭДО
Многими ожидается, что при переходе на ЭДО бумажные документы можно навсегда оставить в прошлом. И совершаемый переход будет носить только положительный эффект для бюджета компании. Однако внедрение системы электронного обмена документами является достаточно затратным процессом, а потому придется провести их оценку и сопоставить с ожидаемой отдачей для принятия взвешенного решения о внедрении.
Так, для оценки эффективности внедрения ЭДО учитывают следующие показатели:
- Размер необходимых на внедрение расходов
- Размер затрат в процессе эксплуатации
- Размер экономии после внедрения
- Каким образом система ЭДО повлияет на результат деятельности предприятия
- Косвенные эффекты от внедрения
Как выбрать оператора ЭДО
Оператор ЭДО — одобренная налоговой инспекцией организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Обратите внимание на ряд критериев:
- Стоимость. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно. При этом не смотрите на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем заявленный тариф.
- Безопасность. Как организован доступ к сервису, был ли аудит безопасности системы, где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора.
- Удобство. Можно ли пользоваться сервисом через мобильные устройства, понятный ли интерфейс.
- Роуминг. Необходим, если контрагенты пользуются другими сервисами.
- Автоматический обмен данными. Интеграция с учетной системой.
- Техподдержка. Этот критерий особенно важен для тех, кто работает в режиме нон-стоп. Скорость устранения возможных сбоев прямо влияет на финансовые результаты компании.
Как понять, что пора внедрять ЭДО
Тут всё просто. Чем больше мешает развиваться бизнесу бумажный документооборот, тем быстрее надо переходить на ЭДО:
- Много контрагентов, каждому нужен свой пакет документов. С таким сталкиваются компании из сферы логистики.
- Большое количество документов. Расходы на документооборот стали внушительной статьей расхода.
- Документы часто теряются. Например, каждый операционный сотрудник ведет несколько несвязанных заказов и делает пакеты документов для разных поставщиков и клиентов. Без автоматизации тут легко запутаться и что-то потерять, из-за этого придется отправлять документы повторно.
- Руководство организации не может отследить потоки документов. Требуется дополнительно формировать отчеты и собирать статистику.
Чем СЭД отличается от ECM-системы?
У российского рынка систем электронного документооборота есть ярко выраженная особенность — слияние понятий СЭД и ECM. Если используется формулировка «система электронного документооборота в организации», не исключено, что в это понятие вкладывается функциональность ECM-системы. На самом деле возможности ECM шире.
Основной элемент в работе СЭД — это документ, который в системе имеет две обязательные составляющие: информационную и реквизитную. В СЭД выполняются функции учета, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью. По мере развития в системах электронного документооборота появлялись отдельные функции для работы с договорами, счетами, обращениями и пр.
Перечисленный спектр возможностей есть и в ECM, но глобальная цель при этом другая — этот класс систем позволяет сформировать единое информационное пространство компании. Если СЭД работает только со структурированными документами, то ECM — со всем корпоративным контентом (документы, медиафайлы, записи справочников, письма и т.д.). Более того, появляются полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценное управление доступом к данным.
Современные системы электронного документооборота на российском рынке фактически являются ECM-системами, просто термин СЭД более привычен.
В зависимости от масштаба организации количество документов может быть разным. В любом случае, контролировать процесс их обработки не так сложно, как кажется на первый взгляд.
Регламентация документооборота – первый шаг к его контролю. В новых и небольших организациях такой потребности может и не быть, но со временем, когда количество документов станет в разы больше, внедрить такую технологию контроля все равно придется. Если вести документооборот правильно с самого начала, в будущем это откликнется отсутствием путаницы и просроченных документов.
Путаница
Рост числа контрагентов заставляет сотрудников организации сталкиваться с большим потоком неструктурированной информации, которую они получают в виде документов. Это ведет к путанице в отделах, срыве сделок и поставок, отсутствии согласования важных документов в срок и еще много других негативных последствий.
Инструкция по ведению документооборота поможет создать единую систему обработки информации и четкое распределение документов между конечными получателями.
Дисциплина
Очевидно, что отсутствие регламента работы порождает и отсутствие дисциплины в коллективе. Если каждый сотрудник будет работать с документами так, как считает нужным, процесс их обработки может затянуться надолго. Это происходит из-за несогласованности действий, то в дальнейшем приведет к потере документами своей актуальности.
Важные правила для контроля документооборота
Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.
Правило 1
Ответственность – главным спутник при работе с документами. Без соблюдения этого пункта есть большая вероятность совершить ошибку и потратит на ее исправление много рабочего времени.
Чтобы такой ситуации не произошло, лучше назначить ответственного за ведения документооборота сотрудника или несколько сотрудников. Это касается всех документов, которые попадают в организацию. Такое решение обеспечит контроль входящего и исходящего документооборота.
Кроме минимизации рисков данный шаг освобождает от ведения документооборот остальных работников организации. Ответственные сотрудники отвечают за регистрацию и учет документов, их проверку и переадресацию, маркировку и прочие рутинные задачи, которые отнимают рабочее время других работников.
Правило 2
Предварительная оценка входящей документации поможет сократить рабочее время, которое вы планировали потратить на ее обработку. Для этого нужно заранее выделить типы документов для конкретного получателя: руководителя, бухгалтера или других сотрудников. Так документы сразу попадут к тому, кто должен его согласовать, минуя заместителей.
Грамотное распределение входящего потока документооборота поможет избежать путаницы и обеспечить быстрое попадание документов непосредственно к получателю.
Правило 3
Залог успешного дела – порядок. Поэтому стоит соблюдать его и при ведении документооборота в организации. Для этого любой документ – входящий и исходящий, нужно регистрировать в ответственном за него подразделении не больше 1 раза – когда он только поступил в организацию. Не занимайтесь регистрацией повторно, если нужно отдать документ на дополнительное рассмотрение специалистам.
Правило 4
Согласование документов нередко занимают большую часть времени, отведенного на их обработку. Поэтому к принятым в организации правилам ведения документообороте важно добавить регламент по согласованию документов. Он включает сроки согласования документов, а также ответственных за этот процесс сотрудников.
Таким образов документы не теряют свою актуальность из-за очень долгого согласования.
Правило 5
Если на почту организации приходит много рекламных и прочих материалов, не требующих регистрации, отведите им минимум времени. Как правило, такие письма можно сразу отдавать получателю без лишних этапов согласования.
Правило 6
Когда подписать документы может лишь руководитель, это очень замедляет документооборот в организации. Делегирование данного право заместителям значительно ускорить процессы согласования.